Mit Wirkung zum 1. August 2022 traten für die Praxis wesentliche Änderungen des Nachweisgesetzes (NachweisG) in Kraft, mit welchem es die Europäische Richtlinie (EU) 2019/1152 [Richtlinie (EU) 2019/1152 des europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union umsetzt hat.
Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrages aufzuzeichnen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Daraus ergeben sich für Arbeitgeber weitreichende Folgen, welche entweder bei der Gestaltung von Arbeitsverträgen bereits berücksichtigt werden können oder mit Hilfe einer separat neben dem Arbeitsvertrag zu erstellenden Niederschrift erfüllt werden können.
Das neue NachwG sieht einen gegenüber der bisherigen Rechtslage deutlich erweiterten Katalog von Nachweisen vor. Mit dieser erweiterten Nachweispflicht sollen Arbeitnehmer/innen eine sichere und nachvollziehbare Auskunft zum Inhalt des Arbeitsvertrages erhalten.
Die Verpflichtung zur Niederschrift der Arbeitsbedingungen war bereits in dem Nachweisgesetz aus dem Jahr 1995 geregelt. Da diese Pflicht zur Aushändigung einer Niederschrift der Arbeitsbedingungen jedoch nur dann für den Arbeitgeber bestand, wenn der Arbeitnehmer diesen Anspruch geltend gemacht hatte, kam es häufig vor, dass Arbeitsverhältnisse auch über Jahre hinweg ohne eine solche Niederschrift begründet und geführt wurden. Nunmehr sieht das Nachweisgesetz jedoch vor, dass Verstöße gegen bestimmte Vorschriften des Nachweisgesetzes als Ordnungswidrigkeiten geahndet werden, die mit einer Geldbuße von jeweils bis zu 2.000,00 Euro belegt werden können. Aus diesem Grund sollten die Arbeitgeber hier gut beraten sein, diese Pflichten zu beachten.
Achtung:
Es müssen nur die Punkte aufgelistet werden, die auch tatsächlich im Arbeitsverhältnis vorkommen. Wo es beispielsweise keine Befristung oder keine Schichtarbeit gibt, brauchen diese Punkte gar nicht erwähnt zu werden. Es ist nicht notwendig, ausdrücklich aufzunehmen, dass etwa keine Schichtarbeit vereinbart wurde.
Hinweis:
Der Nachweis über die Arbeitsbedingungen ist von dem eigentlichen Arbeitsvertrag zu unterscheiden. Der Nachweis ist eine schriftliche Mitteilung über die geltenden Arbeitsbedingungen, er ersetzt nicht den eigentlichen Vertragsabschluss. Es handelt sich gerade nicht um einen Vertrag, sondern lediglich eine sogenannte Wissenserklärung des Arbeitgebers. Der Arbeitgeber listet auf, welche Regelungen nach seinem Wissen gelten.
Da der Nachweis kein Vertrag ist, muss er auch nur vom erklärenden Arbeitgeber, nicht aber vom Arbeitnehmer unterzeichnet werden.
Gemäß § 2 Abs. 4 NachwG muss kein weiterer Nachweis erstellt werden, wenn dem Arbeitnehmer bereits ein schriftlicher Arbeitsvertrag ausgehändigt wurde, in dem alle erforderlichen Angaben enthalten sind.
Für Arbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden haben, müssen Nachweise ohnehin nur vorgelegt werden, wenn der Arbeitnehmer den Arbeitgeber dazu auffordert. Auch für den Fall, dass ab dem 01.08.2022 Arbeitnehmer in bereits bestehenden Arbeitsverhältnissen einen Nachweis verlangen, muss nicht unbedingt eine Änderung an bestehenden Verträgen erfolgen, da zur Erfüllung der Nachweispflichten eine schriftliche, unterzeichnete Auflistung der Arbeitsbedingungen ausreicht. Eine Änderung des Arbeitsvertrages selbst muss nicht erfolgen und ist auch meist nicht zu empfehlen, da ein solches Vorhaben häufig zu großer Unruhe oder Ängsten innerhalb der Belegschaft führt.
Fristen für den Nachweis
Die Fristen, innerhalb derer der Nachweis der Arbeitsbedingungen erbracht werden muss, sind gestrafft worden. Galt bislang eine Frist von einem Monat (§ 2 NachwG a. F.), unterscheidet der Gesetzgeber künftig zwischen Bestandsarbeitsverhältnissen und Neueinstellungen.
Bei einer Neueinstellungen ab dem 01.08.2022 ist der Nachweis in mehreren Schritten im Zeitraum vom ersten Tag der Arbeitsleistung bis zu einem Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses vorzunehmen (§ 2 I 3 NachweisG n. F.).
Für Bestandsarbeitsverhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden, ist der Nachweis für die Ziffern 1-10 innerhalb von sieben Tagen nach Zugang einer Aufforderung hierzu durch den Arbeitnehmer und für die restlichen Angaben einen Monat nach Zugang der Aufforderung auszuhändigen (§ 5 NachweisG n. F.).
Schriftform
Der Nachweis muss der Schriftform entsprechen. Der Arbeitgeber hat diesen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen (§ 2 I 1 NachweisG n. F.). Die Möglichkeit, die Nachweispflicht durch einen schriftlichen Arbeitsvertrag zu erfüllen, bleibt erhalten (§ 2 V NachweisG n. F.).
Aber Vorsicht: Der Nachweiskatalog des NachweisG n. F. sind nicht abschließend.
Tipps und Handlungsempfehlung für Arbeitgeber:
Der klassische Arbeitsvertrag und bestehende Arbeitsverträge dürften in der Regel die Nachweisverpflichtungen aus dem NachweisG n. F. nicht mehr vollständig erfüllen. Neben dem Arbeitsvertrag sollte zukünftig ein separates Nachweisschreiben erstellt werden.
Der Arbeitsvertrag sollte immer vor Arbeitsantritt abgeschlossen werden. Die Einhaltung der Schriftform ist auch für dann für den Arbeitsvertrag auch dann zu empfehlen, wenn dies nicht gesetzlich verpflichtend vorgesehen ist (wie etwa bei Befristung).
Wenn mit dem Arbeitsvertrag Nachweisverpflichtungen erfüllt werden sollen, muss die Schriftform eingehalten werden.
Der einseitig vom Arbeitgeber unterzeichnete Nachweis sollte bei der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages dem/r Arbeitnehmer/in als gesondertes Dokument mit übergeben werden. Dabei sollte der Arbeitnehmer im Idealfall den Empfang quittieren.
Der separat zu erteilende Nachweis sollte als „Nachweis nach dem Nachweisgesetz“ betitelt werden.
Sinnvoll ist es, einleitend darauf hinzuweisen, dass es sich beim Inhalt des Nachweises um reine Wissenserklärungen und Darstellungen des Arbeitgebers handelt, die dieser jederzeit zu ändern und/oder zu korrigieren berechtigt ist.
Horst Reinemann, Rechtsanwalt H&P Rechtsanwälte
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